現代における採用管理システムの必要性

少子高齢化と長引く日本経済の不況は、日本企業に大きな打撃を与えただけでなく、人々の働き方も変えてしまいました。具体的には、正社員にこだわる若年層が減少し、給料が少なくても非正規社員として楽に働きたいという人々が増えたことです。これは、新大卒などの就職難が原因ですが、これでは会社の屋台骨を支えることは不可能です。会社に利益をもたらすために、ある意味、自分を犠牲にしてでも働きたいという若者を雇用したいと思うのは、採用担当者の共通の願いです。それを叶えるためには、自社の採用の現実を把握・分析し、長期・短期の採用計画及び基準を策定することが不可欠です。しかしながら、採用担当者は採用事務に追われているのが現実であり、今行っている採用事務が正しいのか否かも検証できていないのが実態なのです。

採用管理システム導入で事務ミスなどが激減する理由とは

採用事務の主な内容は、会社が必要とする社員のスキルや年齢層などを取りまとめ、各種媒体に求人広告を出稿し、応募者のとりまとめ、選考状況の把握及び内定通知の発送などになります。これまでは、このプロセスのほとんどを手作業で行っていましたから、例えば、内定通知の発送漏れなどの事務ミスも散見されていました。これでは、優秀な人材は集まりません。自社に応募してきた求職者の多くは、他の会社にも応募しており、こういった事務ミスや遅れが生じると、瞬く間に他の会社に就職してしまいますから、大きな痛手になることは言うまでもありません。そこで、採用管理システムは応募者をリスト化し、それぞれの工程の進捗具合を明確にするとともに、社内で権限を持つ者が自由に閲覧できることとしていますから、まず、事務ミスや遅延を防止することができるのです。

採用管理システムが会社にとって必要な理由とは

以前のシステムでは、応募者の選考状況を一括管理し、競合他社に人材が流出することを防ぐことに重点が置かれていましたが、最近ではそこから進化し、いかに入社してきた社員を育成するかが大きな課題となっています。そこで、一つには、入社した社員がどういった媒体や経路を辿ってきたのかをシステムで検証し、実績が伴わない社員が辿ってきた媒体に対しては求人広告を出稿しないなどの措置を行っています。二つ目には、選考試験によって社員の実績にバラつきがある場合には、選考試験を別の会社に依頼したり、選考基準の見直しを行います。さらには、社員研修の在り方などを検証・改善することで、より効率的に優秀な社員を確保することができるのです。このように、採用管理システムは、単に採用事務を効率化するのではなく、そのデータを基に採用基準などを見直すなど、優秀な社員を確保するためには、なくてはならないシステムなのです。